Paramétrage et données de base
Ce chapitre présente les modifications apportées au modèle de données existant. Ces modifications étaient nécessaires pour construire une solution robuste n'ayant pas d'impact significatif sur vos flux de travail actuels.
Module de paramétrage
Paramètres
Ouvrir : Paramétrage > Paramétrages généraux > Valeurs paramètres (ADPVAL)
Les paramètres font partie du chapitre TC, groupe INV.
Ces paramètres sont liés au code activité EINV.
EINVOICE - Facture électronique
EINVPIHEXP - Modèle export facture d’achat
EINVSYNC- Synchronisation facturation électronique. Assurez-vous que ce paramètre est défini sur Oui pour synchroniser les données avec Sage Network.
EINVPIHIMP - Modèle import facture d’achat
EINVBISEXP - Modèle exp facture fournisseur
EINVBISIMP - Modèle imp facture fournisseur
EINVMAP - Code mapping en émission
EINVMAPIN - Code mapping en réception
EINVMET - Méthode fact. électronique
EINVPRTPVI - Destination pré-visualisation
EINVDBGMOD - Mise au point : Ne l’activez pas en environnement de production.
Ces paramètres sont liés au code activité SNAP (Belgique et Allemagne) :
SNAPSTDSCP - Traitement standard AP Automation
SNAPDUPCTL - Ctrl duplication AP Automation
SNAPTHRRAT - Seuil AP Automation
Compteurs
Ouvrir : Paramétrage > Paramètres généraux > Compteurs > Structures (GESANM).
Deux compteurs sont proposés dans votre solution.
SNAP - Factures Sage Network est utilisé par AP Automation dans la fonction Traitement documents lors de l’ajout ou de la génération de documents.
SINV - Peut être utilisé dans la fonction Récupération factures en réception lors de la création de nouveaux enregistrements.
Modèles d’import
Ouvrir : Paramétrage > Exploitation > Imports/Exports > Modèles import/export (GESAOE)
Les modèles d'import et d'export sont utilisés dans de nombreux endroits de Sage X3. Ils peuvent être facilement configurés, mais ils ne doivent pas être modifiés.
Ces modèles sont liés au code activité EINAP :
EINVBISEXP - Modèle export facture tiers
EINVBISIMP - Modèle import facture tiers
EINVPIHEXP - Modèle export facture fourn.
EINVPIHIMP - Modèle import facture fourn.
Ces modèles sont liés au code activité SN :
SNCPY – Modèle synchro société
SNBPC – Modèle synchro client
SNBPS – Modèle synchro fournisseur
SNBPCCNT - Modèle synchro contact client
SNBPR – Modèle synchro tiers
SNCPYCNT - Modèle synchro contact société
Destinations
Ouvrir : Paramétrage > Destinations > Destinations (GESAIM)
Pour les exports PDF des factures de vente, vous devez vérifier les paramètres suivants pour la destination d'impression PDF_EINV :
Type de sortie devrait être Archivage,
Format export devrait être PDF.
Type de facture client
Ouvrir : Paramétrage > Ventes > Types de document > Types de factures
Vous devez associer chaque type de facture Sage X3 au type de facture correct indiqué dans la table diverse 206.
Les types de factures courants sont 380 (Facture commerciale) et 381 (Avoir).
Éléments de facturation
Ouvrir : Paramètres > Ventes > Éléments de facturation (GESSFI)
Le Code motif remise et frais devant être utilisé dans le fichier XML est associé aux éléments de facturation. Ce code est contrôlé dans la table diverse 212.
Type de facture fournisseur
Ouvrir : Paramétrage > Achats > Types de document > Types de factures
Vous devez associer chaque type de facture Sage X3 au type de facture correct indiqué dans la table diverse 206.
Les types de factures courants sont 380 (Facture commerciale) et 381 (Avoir).
Sites
Ouvrir : Paramétrage > Structure générale > Sites (GESFCY)
Les champs suivants sont utilisés dans le processus de mapping pour déterminer le site Sage X3 :
- SIRET, à 14 chiffres (CRN) en France,
- Code routage,
- Suffixe,
- Code adresse électronique,
- Adresse e-mail,
- Code service.
Définir les adresses électroniques de la facturation électronique
Pour chaque site, définissez les adresses électroniques utilisées pour réceptionner les factures. Vous pouvez effectuer cette opération sur l'onglet Compta dans le bloc Facture électronique.
- Pour les sociétés allemandes : dans le champ Adresse e-mail, renseignez l'adresse e-mail utilisée pour la facturation électronique.
- Pour les sociétés belges et françaises : définissez la structure de l'adresse électronique.
Pour les sociétés belges :
- Dans le champ Type adresse, sélectionnez l'identifiant que vous souhaitez utiliser :
- BCE,
- N° TVA intracommunautaire,
- GLN.
- Le Code adresse électronique est renseigné en fonction du type d'adresse sélectionné.
Pour les sociétés françaises :
les adresses électroniques sont constituées de combinaisons de SIREN, SIRET, suffixe et code routage.
- Dans le champ Type adresse, sélectionnez l'identifiant que vous souhaitez utiliser :
- SIREN
- SIRET
- Suffixe
- Routage.
- Renseignez le Suffixe ou le Code routage le cas échéant.
- Le Code adresse électronique est mis à jour automatiquement en fonction du type d'adresse sélectionné.
- SIREN
- SIREN_SUFFIX,
- SIREN_SIRET,
- SIREN_ROUTINGCODE.
Les adresses électroniques de facturation électronique du site sont synchronisées avec Sage Network lorsque vous synchronisez la société en utilisant la fonction Synchronisation données avec le modèle SNCPY – Modèle synchro société.
Sociétés
Ouvrir : Paramétrage > Structure générale > Sociétés (GESCPY)
Les champs suivants sont utilisés dans le processus de mapping pour déterminer la société Sage X3 :
- case Assujetti TVA,
- SIREN, à 9 chiffres (CRN) en France,
- No de TVA intracommunautaire,
- ID service.
Pour les sociétés françaises
Sur l'écran Données légales, vous devez cocher la case TVA/débits pour afficher les informations légales requises lors de l'impression des factures. Le texte requis s'affiche dans le champ Mention légale lorsque la case est cochée.
Les adresses électroniques de facturation électronique société sont synchronisées avec Sage Network lorsque vous utilisez la fonction Synchronisation données avec le modèle SNCPY - Modèle synchro société.
Avant de commencer le traitement de synchronisation, définissez les adresses électroniques à synchroniser dans le bloc Adresses de facturation électronique des données légales.
- Pour synchroniser les adresses électroniques qui utilisent le numéro SIREN, cochez la case SIREN synchro.
- Pour synchroniser les adresses électroniques qui utilisent le numéro SIRET, cochez la case SIRET synchro.
- Pour synchroniser les adresses électroniques qui utilisent le numéro SIRET, cochez la case SIRET synchro.
- Pour synchroniser les adresses électroniques qui utilisent des suffixes ou des codes routage, ne cochez pas la case SIRET synchro. Sélectionnez plutôt les adresses concernées dans la table.
Menus locaux
Ces menus locaux sont mentionnés purement pour information. Ils ne peuvent pas être modifiés.
Chapitre - Description
2076 - Statut document
2128 - Document généré
2129 - Statut facture
2130 - Mapping e-invoicing
2131 - Statut e-invoicing
2132 - Lettrage partiel e-invoicing
2134 - Type facture cycle de vie
2135 - Statut interne cycle de vie
2136 - Statuts de synchronisation
2137 - Type d’opération
2138 - Type de synchronisation
2139 - Nom de l'étape
7794 - Messages e-facturation
7795 - Mode
7796 - Textes des notes e-factures
7797 - Remise/Frais
7798 - Messages AP Automation
7799 - Mise à jour/Initialisation
Module Données de base
Tables diverses
Ouvrir : Données de base > Données de base > Tables diverses (FONADI)
Ouvrir : Ces tables ne sont pas mises à jour automatiquement.
| Table | Description | Type |
|---|---|---|
| 18 | Unités de mesure CEE-ONU | Modifiable |
| 206 | Code type de facture | Non modifiable |
| 207 | Type de processus métier | Non modifiable |
| 208 | Code de catégorie de TVA | Non modifiable |
| 209 | Motif exonération | Non modifiable |
| 210 | Tiers (types de tiers) | Non modifiable |
| 211 | Code moyens de paiement (type de paiement) | Non modifiable |
| 212 | Code motif frais & remises | Non modifiable |
| 970 | Statuts cycle de vie | Non modifiable |
| 971 | Motifs refus | Non modifiable |
| 972 | Actions demandées | Non modifiable |
Tiers
Ouvrir : Données de base > Tiers > Tiers (GESBPR)
EN fonction du processus suivi, les champs suivants sont utilisés pour déterminer le tiers, déclencher le processus de facturation électronique ou définir le routage de la facture électronique :
Dans l'onglet Identité
-
Raison sociale 1 (BPRNAM)
-
Numéro SIREN = 9- chiffres ou Numéro SIRET = 14- chiffres (CRN) en France
-
N° TVA intracommunautaire (EECNUM)
-
Type facture électronique : les informations saisies dans ce champ déclenchent l'affichage de champs supplémentaires nécessaires pour le processus de facturation électronique. Une mise à jour en masse peut être effectuée à l'aide de la fonction Mise à jour données factures électroniques tiers (EINVBPRUPD) sous Données de base > Tiers > Utilitaires.
-
Code service : ce code peut être utilisé pour les transactions B2G (Business-to-Government) ou pour créer l'adresse électronique.
-
Code routage et Suffixe : ils sont utilisés en combinaison avec les numéros d'identification de taxe pour préciser la destination de la facture électronique.
-
Code adresse électronique : il est créé à l’aide de l’identifiant de taxe, du code routage et du suffixe.
-
Type facture électronique : l’information contenue dans ce champ déclenche le processus de facturation électronique.
-
Code mapping facture électronique : l’information contenue dans ce champ associe le tiers à un format XML à utiliser.
Définir les adresses électroniques de la facturation électronique
Pour chaque tiers, définissez les adresses électroniques utilisées pour recevoir des factures de fournisseurs et envoyer des factures aux clients. Vous pouvez effectuer cette opération sur l'onglet Identité dans le bloc Facture électronique.
- Pour les sociétés allemandes : dans le champ Adresse e-mail, renseignez l'adresse e-mail utilisée pour la facturation électronique.
- Pour les sociétés belges et françaises : définissez la structure de l'adresse électronique.
Pour les sociétés belges :
- Dans le champ Type adresse, sélectionnez l'identifiant que vous souhaitez utiliser :
- BCE,
- N° TVA intracommunautaire,
- GLN.
- Renseignez le Code adresse électronique en fonction du type d'adresse sélectionné :
Pour les sociétés françaises :
les adresses électroniques sont constituées de combinaisons de SIREN, SIRET, suffixe et code routage.
- Dans le champ Type adresse, sélectionnez l'identifiant que vous souhaitez utiliser :
- SIREN
- SIRET
- Suffixe
- Routage.
- Renseignez le Suffixe ou le Code routage le cas échéant.
- Renseignez le Code adresse électronique en fonction du type d'adresse sélectionné :
- SIREN
- SIREN_SUFFIX,
- SIREN_SIRET,
- SIREN_ROUTINGCODE.
Les adresses électroniques de facturation électronique des tiers sont synchronisées avec Sage Network lorsque vous synchronisez les clients et les fournisseurs en utilisant la fonction Synchronisation données avec les modèles SNBPC - Modèle synchro société et SNBPS - Modèle synchro fournisseur.
Rappel relatif aux adresses et identifiants
| Type d'adresse | Description | Exemple | Longueur de champ |
|---|---|---|---|
| SIREN | Identifiant unique à 9 chiffres attribué à une société en France. Cet identifiant reste le même tout au long de l’existence de la société. 552100554 9 | 552100554 | 9 |
| SIRET | Combine le SIREN à 9 chiffres et l'identifiant de site SIRET à 14 chiffres, séparés par un trait de soulignement. | 552100554_55210055400013 | 25 |
| Suffixe | Combine le SIREN à 9 chiffres et un suffixe alphanumérique, séparés par un trait de soulignement. Le suffixe peut contenir jusqu'à 100 caractères et identifie une unité non géographique, telle qu'un département. Il ne s'agit pas d'un code officiel et il est utilisé pour le routage interne. | 123456789_SUFFIX | 110 |
| Routage | Combine le SIREN à 9 chiffres, l'identifiant de site SIRET à 14 chiffres, et un code routage alphanumérique, séparés par un trait de soulignement. Le code routage peut contenir jusqu'à 100 caractères et il identifie un département ou un service au sein d'un site. Il ne s'agit pas d'un code officiel et il est utilisé pour le routage interne. | 123456789_12345678900001_CODEROUTAGE | 125 |
Clients
Ouvrir : Données de base > Tiers > Clients (GESBPC)
Les mêmes informations renseignées dans la fonction des tiers (GESBPR) sont utilisées pour gérer les factures électroniques en émission.
Fournisseur
Ouvrir : Données de base > Tiers > Fournisseurs (GESBPS)
Selon le fournisseur, la transaction de facturation est créée par défaut soit dans le module Achats, soit dans le module Comptabilité tiers.
Si vous choisissez Manuel, le statut de l'enregistrement dans la table de stockage temporaire est Mapping incomplet. Vous devez sélectionner manuellement le module de destination.
Lors de la génération de la facture fournisseur, le compte utilisé pour initialiser la ligne de facture est défini par défaut à partir du code comptable du fournisseur, ligne 17 (Achats).
Mise à jour données factures électroniques tiers
Ouvrir : Données de base > Tiers > Utilitaires > Mise à jour données factures électroniques tiers (EINVBPRUPD)
Utilisez cette fonction pour mettre à jour le paramètre du champ Type facture électronique dans l'en-tête de l'enregistrement du tiers ainsi que de l'enregistrement du client ou du fournisseur associé.
Vous pouvez également utiliser cette fonction pour mettre à jour le Type facture électronique au niveau des exceptions tiers pour les exceptions tiers/sociétés existantes.
Devise
Ouvrir : Données de base > Tables communes > Devises (GESTCU)
Le code ISO (ISOCOD) est utilisé pour mapper la devise dans le fichier XML.
Unités
Ouvrir : Données de base > Tables communes > Unités de mesure (GESTUN)
Le code CEE-ONU (codes pour les unités de mesure utilisées dans le commerce international) est utilisé pour mapper l'unité de mesure dans le fichier XML. Il est contrôlé par la table diverse 18 - Unité.
Taux de taxe
Ouvrir : Données de base > Tables communes > Taxes > Taux de taxe (GESTVT)
Les taux de taxe doivent être mis à jour pour renseigner les informations obligatoires dans les fichiers XML :
- code taxe : les valeurs autorisées sont listées dans la table diverse 208,
- motif d'exemption : en cas d'exemption, les valeurs autorisées sont listées dans la table diverse 209,
- code motif frais : les valeurs autorisées sont listées dans la table diverse 212. Ce code permet d’identifier les taxes parafiscales dans le fichier XML. Ce champ n'est pas activé pour la TVA.
Modes de règlement
Ouvrir : Données de base > Tables tiers > Modes de règlement (GESTAM)
Le code du type du mode de règlement dans le fichier XML est associé au mode de règlement. Les valeurs autorisées sont listées dans la table diverse 211.
La table diverse 211 gère également les données bancaires dans le fichier XML. Pour les modes de règlement correspondants, le flux XML en émission inclut les données bancaires par défaut associées au site web émetteur, ou à la société, le cas échéant.
Des données bancaires ou des factures électroniques renseignées peuvent être rejetées si elles incluent un mode de règlement nécessitant des données bancaires.