Paramétrage et données de base

Ce chapitre présente les quelques modifications apportées au modèle de données existant. Ces modifications étaient nécessaires pour construire une solution robuste n'ayant pas d'impact significatif sur vos flux de travail actuels.

D'autres modifications pourraient être apportées dans les releases futures.

Module de paramétrage

Paramètres

Ouvrir : Paramétrage > Paramétrages généraux > Valeurs paramètres (ADPVAL)

Les paramètres suivants font partie du chapitre TC, groupe INV.

Ces paramètres sont liés au code activité EINV.

EINVOICE - Facture électronique

EINVPIHEXP - Modèle export facture d’achat

EINVSYNC- Synchronisation facturation électronique. Ce paramètre est masqué. Voir la note sur la page Nouveautés.

EINVPIHIMP - Modèle import facture d’achat

EINVBISEXP - Modèle exp facture fournisseur

EINVBISIMP - Modèle imp facture fournisseur

EINVMAP - Code mapping en émission

EINVMAPIN - Code mapping en réception

EINVPRTPVI - Destination pré-visualisation

EINVDBGMOD - Mise au point : n’activez pas en environnement de production.

Ce paramètre dépend du code activité SNAP :

SNAPSTDSCP - Traitement standard AP Automation

Compteurs

Ouvrir : Paramétrage > Paramètres généraux > Compteurs > Structures (GESANM).

Deux compteurs sont proposés dans votre solution.

SNAP - Sage Network Factures est utilisé par AP Automation dans la fonction Traitement documents lors de l’ajout ou de la génération de documents.

SINV - Peut être utilisé dans la fonction Récupération factures en réception lors de la création de nouveaux enregistrements.

Si les définitions de ces compteurs sont mises à jour, vous devez vous assurer que leur structure soit différente afin d’éviter tout risque de chevauchement ou de doublons.

Modèles d’import

Ouvrir : Paramétrage > Exploitation > Imports/Exports > Modèles import/export (GESAOE)

Les modèles d'import et d'export sont utilisés dans tout Sage X3. Ils peuvent être facilement configurés, mais veillez à ne pas les modifier.

Ces modèles sont liés au code activité EINAP :

EINVBISEXP - Modèle export facture tiers

EINVBISIMP - Modèle import facture tiers

EINVPIHEXP - Modèle export facture fourn.

EINVPIHIMP - Modèle import facture fourn.

Ces modèles sont liés au code activité SN :

SNBPC – Modèle synchro client

SNBPCCNT - Modèle synchro contact client

SNBPR – Modèle synchro tiers

SNBPS – Modèle synchro fournisseur

SNCPY – Modèle synchron société

SNCPYCNT - Modèle synchro contact société

Destinations

Ouvrir : Paramétrage > Destinations > Destinations (GESAIM)

Pour les exports PDF des factures de vente, vous devez vérifier les paramètres suivants pour la destination d'impression PDF_EINV :

Type de sortie devrait être Archivage,

le Format export devrait être PDF.

Type de facture client

Ouvrir : Paramétrage > Ventes > Types de document > Types de factures

Vous devez associer chaque type de facture Sage X3 au type de facture correct indiqué dans la table diverse 206. 

Les types de factures courants sont 380 (Facture commerciale) et 381 (Avoir).

Éléments de facturation

Ouvrir : Paramètres > Ventes > Éléments de facturation (GESSFI)

Le Code motif remise et frais devant être utilisé dans le fichier XML est associé aux éléments de facturation. Ce code est contrôlé dans la table diverse 212.

Type de facture fournisseur

Ouvrir : Paramétrage > Achats > Types de document > Types de factures

Vous devez associer chaque type de facture Sage X3 au type de facture correct indiqué dans la table diverse 206.

Les types de factures courants sont 380 (Facture commerciale) et 381 (Avoir).

Vous pouvez définir un type de facture spécifique pour l'affacturage.

Sociétés

Ouvrir : Paramétrage > Structure générale > Sociétés (GESCPY)

Les champs suivants sont utilisés dans le processus de mapping pour déterminer la société Sage X3 :

  • case Assujetti TVA,
  • SIREN, à 9 chiffres (CRN) en France,
  • No de TVA intracommunautaire,
  • ID service.

Sur l'écran Données légales, vous devez cocher la case TVA/débits pour afficher les informations légales requises lors de l'impression des factures. Le texte requis s'affiche dans le champ Mention légale lorsque la case est cochée.

Sites

Ouvrir : Paramétrage > Structure générale > Sites (GESFCY)

Les champs suivants sont utilisés dans le processus de mapping pour déterminer le site Sage X3 :

  • SIRET, à 14 chiffres (CRN) en France,
  • Code routage,
  • Suffixe,
  • Code adresse électronique,
  • Adresse e-mail,
  • Code service.

Menus locaux

Ces menus locaux sont mentionnés purement pour information. Ils ne peuvent pas être modifiés.

Chapitre - Description

2076 - Statut document

2128 - Document généré

2129 - Statut facture

2130 - Mapping e-invoicing

2131 - Statut e-invoicing

2132 - Lettrage partiel e-invoicing

2134 - Type facture cycle de vie

2135 - Statut interne cycle de vie

2136 - Statuts de synchronisation

2137 - Type d’opération

2138 - Type de synchronisation

2139 - Nom de l'étape

7794 - Messages e-facturation

7795 - Mode

7796 - Textes des notes e-factures

7797 - Remise/Frais

7798 - Messages AP Automation

7799 - Mise à jour/Initialisation

Module Données de base

Tables diverses

Ouvrir : Données de base > Données de base > Tables diverses (FONADI)

Ouvrir : Ces tables ne se mettent pas à jour automatiquement.

Table Description Type
18 Unités de mesure UNECE Modifiable
206 Code type de facture Non modifiable
207 Type de processus métier Non modifiable
208 Code de catégorie de TVA Non modifiable
209 Motif exonération Non modifiable
210 Tiers (types de tiers) Non modifiable
211 Code moyens de paiement (type de paiement) Non modifiable
212 Code motif frais & remises Non modifiable
970 Statuts cycle de vie Non modifiable
971 Motifs refus Non modifiable
972 Actions demandées Non modifiable

Tiers

Ouvrir : Données de base > Tiers > Tiers (GESBPR)

Selon le processus, les champs suivants sont utilisés pour déterminer le tiers, déclencher le processus de facturation électronique ou définir le routage de la facture électronique : 

Dans l'onglet Identité

  • Raison sociale 1 (BPRNAM)

  • Numéro SIREN = 9- chiffres ou Numéro SIRET = 14- chiffres (CRN) en France

  • N° TVA intracommunautaire (EECNUM)

  • Type facture électronique : les informations saisies dans ce champ déclenchent l'affichage de champs supplémentaires nécessaires pour le processus de facturation électronique. Une mise à jour en masse peut être effectuée à l'aide de la fonction Mise à jour données factures électroniques tiers (EINVBPRUPD) sous Données de base > Tiers > Utilitaires.

  • Code service : ce code peut être utilisé pour les transactions B2G (Business-to-Government) ou pour créer l'adresse électronique.

  • Code routage et Suffixe : ils sont utilisés en combinaison avec les numéros d'identification de taxe pour préciser la destination de la facture électronique.

  • Code adresse électronique : il est créé à l’aide de l’identifiant de taxe, du code de routage et du suffixe.

  • Type facture électronique : l’information contenue dans ce champ déclenche le processus de facturation électronique.

  • Code mapping facture électronique : l’information contenue dans ce champ associe le tiers à un format XML à utiliser.

Vous pouvez configurer des exceptions par société, par exemple pour adapter la façon dont la facturation électronique est gérée pour chacune de vos sociétés.

Clients

Ouvrir : Données de base > Tiers > Clients (GESBPC)

Les mêmes informations renseignées dans la fiche de la fonction des tiers (GESBPR) sont utilisées pour gérer les factures électroniques en émission.

Fournisseur

Ouvrir : Données de base > Tiers > Fournisseurs (GESBPS)

Selon le fournisseur, la transaction de facturation est créée par défaut soit dans le module Achats, soit dans le module Comptabilité tiers.

Si vous choisissez Manuel dans le champ Module de facturation par défaut, le statut de l'enregistrement dans la table de stockage temporaire est Mapping incomplet. Vous devez sélectionner manuellement le module de destination.

Lors de la génération de la facture fournisseur, le compte utilisé pour initialiser la ligne de facture est défini par défaut à partir du code comptable du fournisseur, ligne 17 (Achats).

Devise

Données de base > Tables communes > Devises (GESTCU)

Le code ISO (ISOCOD) est utilisé pour mapper la devise dans le fichier XML.

Unités

Ouvrir : Données de base > Tables communes > Unités de mesure (GESTUN)

Le code UNECE (codes pour les unités de mesure utilisées dans le commerce international) est utilisé pour mapper l'unité de mesure dans le fichier XML. Il est contrôlé par la Table Diverse 18.

Taux de taxe

Ouvrir : Données de base > Tables communes > Taxes > Taux de taxe (GESTVT)

Les taux de taxe doivent être mis à jour pour renseigner les informations obligatoires dans les fichiers XML :

  • code taxe : les valeurs autorisées sont listées dans la table diverse 208,

  • motif d'exemption : en cas d'exemption, les valeurs autorisées sont listées dans la table diverse 209,

  • code motif frais : les valeurs autorisées sont listées dans la table diverse 212. Ce code permet d’identifier les taxes parafiscales dans le fichier XML. Ce champ n'est pas activé pour la TVA.

Modes de règlement

Ouvrir : Données de base > Tables tiers > Modes de règlement (GESTAM)

Le code du type de mode de règlement dans le fichier XML est associé au mode de règlement. Les valeurs autorisées sont listées dans la table diverse 211.